Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Fecha de entrada en vigencia: 16/10/2024

  1. Introducción

En HKM GROUP SAS, entendemos la importancia de proteger la información personal que recolectamos y tratamos en el desarrollo de nuestras actividades. Somos una empresa dedicada a brindar acompañamiento en comercio exterior, auditorías integrales, asesoría legal, tributaria y cambiaria, así como servicios estratégicos de internacionalización, reingeniería empresarial y alianzas en la cadena de suministro.
Nuestro compromiso es garantizar el manejo seguro, ético y confidencial de los datos, en conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras normativas internacionales aplicables. Esta política establece cómo recopilamos, usamos, almacenamos y protegemos los datos personales, y describe los derechos de los titulares y los procedimientos para ejercerlos.

  1. Marco Normativo Aplicable

Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012 de Colombia, que establece las disposiciones generales sobre la protección de datos personales, y su reglamentación complementaria en el Decreto 1377 de 2013. Adicionalmente, cumplimos con normativas internacionales en los mercados donde operamos, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea, cuando aplicable. Adicionalmente, tenemos en cuenta algunas fuentes para el desarrollo de la política entre ellas:

  • Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
  • Ley 734 de 2002, artículo 95, estipula la reserva legal en la acción disciplinaria, Código Disciplinario Único.
  • Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
  • Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.
  • Decreto 1727 de 2009, por el cual se determina la forma en la cual los operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, deben presentar la información de los titulares de la información.
  • Decreto 235 de 2010, por el cual se regula el intercambio de información entre entidades para el cumplimiento de funciones públicas.
  • Decreto 2280 de 2010, por el cual se modifica el artículo 3° del Decreto 235 de 2010.
  • Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
  • Decreto 886 de 2014, por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.
  • Decreto 103 de 2015, títulos I, II, III, IV, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones.
  • Decreto 1081 de 2015, capitulo 4, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República.
  • Sentencia C-748 de 2011, control constitucional al Proyecto de Ley Estatutaria No.184 de 2010 Senado; 046 de 2010 Cámara, “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.
  1. Alcance y Aplicación

Esta política aplica a todas las actividades de recolección, almacenamiento, uso, circulación y eliminación de datos personales realizadas por HKM GROUP SAS, incluyendo las interacciones con:

  • Clientes y potenciales clientes
  • Proveedores y aliados estratégicos
  • Empleados y contratistas
  • Autoridades regulatorias y entes gubernamentales
  • Otras partes interesadas en el marco de nuestras operaciones
  1. Datos Personales Tratados

En el desarrollo de nuestras actividades, podemos recolectar y tratar las siguientes categorías de datos:

  1. Datos básicos de identificación: nombre, cédula, pasaporte, nacionalidad.
  2. Datos de contacto: dirección física, correo electrónico, números telefónicos.
  3. Información financiera y tributaria: cuentas bancarias, historiales de pago, declaraciones tributarias.
  4. Información comercial y contractual: acuerdos, contratos, referencias comerciales.
  5. Datos sensibles: Información vinculada a operaciones estratégicas, confidenciales o de alto riesgo.
  1. Finalidades del Tratamiento de Datos

Los datos personales recolectados serán utilizados para:

  • Cumplimiento contractual: Gestionar la relación comercial con clientes, proveedores y aliados.
  • Ejecución de auditorías, asesorías y reingeniería empresarial para optimizar procesos y promover la internacionalización.
  • Gestión de riesgos y operaciones críticas, garantizando la seguridad de las transacciones de alto riesgo.
  • Análisis financiero, tributario y cambiario para asegurar el cumplimiento regulatorio.
  • Manejo de información sensible en operaciones complejas, garantizando confidencialidad.
  • Desarrollo de estudios de mercado y diagnósticos de competitividad.
  • Comunicación y notificaciones: Informar sobre actualizaciones legales, operativas o comerciales.
  • Cumplimiento normativo: Responder a obligaciones legales y regulatorias tanto en Colombia como en otros países.
  1. Derechos de los Titulares de los Datos

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen los siguientes derechos:

  • Acceder a sus datos personales en cualquier momento.
  • Solicitar correcciones o actualizaciones cuando los datos sean inexactos.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando no sean necesarios para las finalidades establecidas.
  • Ser informado del uso que se le ha dado a sus datos.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a las normas de protección de datos.
  1. Procedimiento para el Ejercicio de Derechos

Los titulares podrán ejercer sus derechos enviando una solicitud al correo electrónico: info@hkmgroup.com.co o a la dirección física: CL 13B NO. 66B-56 APTO 603D.

Proceso de Atención de Solicitudes:

  1. La empresa confirmará la recepción de la solicitud en un plazo de 2 días hábiles.
  2. La solicitud será resuelta en un plazo máximo de 15 días hábiles.
  3. Si la solicitud no puede ser atendida en el plazo estipulado, se informará al titular con una justificación, y el tiempo se extenderá por 8 días hábiles adicionales.
  1. Seguridad de la Información

Implementamos estrictos controles de seguridad físicos, tecnológicos y administrativos para garantizar la protección de los datos personales. Estas medidas incluyen:

  • Encriptación de datos sensibles en reposo y en tránsito.
  • Controles de acceso restringido a la información basada en roles.
  • Auditorías internas y externas periódicas para identificar y mitigar riesgos.
  • Planes de contingencia y recuperación ante incidentes.
  • Capacitación constante a los empleados sobre manejo seguro de la información.
  1. Transferencia y Transmisión Internacional de Datos

Si es necesario compartir datos personales con terceros ubicados fuera de Colombia para la ejecución de nuestras operaciones, garantizamos que dichas transferencias cumplen con estándares adecuados de protección de datos. En particular, nos aseguramos de:

  • Firmar acuerdos de confidencialidad y contratos de transferencia con los terceros involucrados.
  • Verificar que los países receptores ofrezcan niveles adecuados de protección de datos, conforme a la normativa aplicable.
  • Implementar cláusulas contractuales modelo aprobadas por autoridades competentes, en el caso de transferencias hacia la Unión Europea.
  1. Conservación de los Datos

Los datos personales se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta política y conforme a las disposiciones legales aplicables. Una vez cumplidas dichas finalidades, los datos serán eliminados de forma segura, salvo que exista una obligación legal de conservación.

  1. Modificaciones a la Política de Privacidad

Nos reservamos el derecho de actualizar esta política en cualquier momento para adaptarla a cambios normativos o a la evolución de nuestras operaciones. Las modificaciones serán comunicadas a los titulares a través de los canales oficiales disponibles.

  1. Contacto

Para cualquier consulta, solicitud o reclamo relacionado con el tratamiento de datos personales, el titular puede comunicarse con nosotros a:

  • Correo electrónico: hkmgroupsas@gmail.com
  • Teléfono: 3233940683
  • Dirección física: CL 13B NO. 66B-56 APTO 603D
  1. Aceptación de la Política

El uso de los servicios ofrecidos por HKM GROUP SAS implica la aceptación expresa de esta política de privacidad. Se entiende que el titular ha otorgado su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales conforme a las condiciones aquí establecidas.

Conclusión

Esta política refleja nuestro compromiso con la confidencialidad, seguridad y transparencia en el manejo de la información personal, garantizando que cada dato sea tratado con el rigor que exigen las operaciones de alto riesgo y los mercados internacionales.